对于长期请事假的员工，公司应该做什么来防范风险？

主题描述

　　我在一家物业服务公司任职人资部长，两年前，有一位人事专员通过总经理的关系进了我部门。我曾经手把手的教她人事六大模块，不过她悟性不高，而且态度也不怎么端正，总是一副无所谓的态度。基层员工过来咨询相关人事问题的时候，她也总是解释不清，态度还不好，员工对她意见很大。今年8月初，她开始请事假，总经理也同意休假到年末。
　　现在的情况，反而令我轻松不少。不过我还有一件担心的事情：她这种行为如果持续到年末，我们公司应该怎么做才能规避一些劳动风险？对于本案，实质是制度与权威、人资部长与人资专员、人资部长与总经理间的较量！较量在人资部长迈入公司就开始了，但是人资部长一而再再而三地让步。

一、制度与权威的较量来自高层境界：
      正规企业来说，招聘入职与岗位描述是分不开的。人力资源工作的目标是人适其岗、人尽其用。当然我们要选择适合岗位的人依据公司现有制度为保障。然而，中国这片沃土，千年的封建思想与权利奴性浸染着人们总是在权威与制度间进行着博弈。尤其在小型民营企业，情理总是能战胜法理，关系户总能灭掉能干型。如果公司定位高远，人力资源政策在公司发展期得到全面修订，尤其是维护政策的高层，以公司发展为导向，制度第一，能力为先，岗才匹配，那么权威的安置就失去了生存的土壤。
       这种较量，来自高层自身的职业素养，是以公司发展前景为重，还是以自身的权威利益得到尊崇为先。有的领导容易接受谋士的谏言，但有的领导肚量未必大得听进逆耳忠言。

二、人资部长与人资专员的较量来自部长专员气质性投缘：
      人与人成为同事是百年修来的，但是能不能默契共事，还需要两人脾性相投。首先，人资部长的能力堪比一般，值得下属依赖；其次部长培养下属的办法符合下属的能力气质。对于下属，有总经理背景，有的人是恃关系自我娇宠不可一世，有的人是看不清前方道路迷失心经，前者是人品无可挽救；后者是糊涂一时有药可解。了解人的脾性与成长背景，知晓下属的意愿先引领其拨开迷雾见天日，在其主动配合愿意进步的基础上施加培养。否则敬而远之，或者当初在经过面试关时就据之门外。当然，需要权衡总经理的思想境界是否今后给自己穿小鞋，如果自己一味维护公司利益会得不到正确对待可以在留下专员与保留自身的工作之间权衡好，舍其一而成就其他：留下不符合条件不地道的关系户，敬而远之，保自身地位；从小事窥见企业一斑而知全豹，适时而退。

三、人资部长与总经理间的较量来自自身的专业素养与为企业带来的隐形效益。
      说实在的，对于本案部长手把手教专员六大模块一说，我是有点分歧意见的。专员该做什么事，部长该做什么事，地位不一样，关注的重点不一样，工作的内容绝然不同的。六大模块之规划、薪酬绩效，是一般专员所不能及的。而这才是部长所要考虑的重心问题。或许教也只是如何计算工资、如何将绩效转化成工资。而部长如何利用自身的专业能力结合公司的业务流程，将各物业小区的服务管理水平上升一个层次，或者申办当地或本行业优质物业先进，从而扩大物业知名度与业务，这是部长要考虑的问题。用业务的思维来做人资工作，这应该是总经理所看重的也能让总经理重视人资部门的做法。
       如果人资部门专员请假近半年，这个岗位谁来替代？难道是部长您亲自上阵吗？谁来决策人资部门的政策制度制定与推导，谁来横向纵向沟通，如何在业务中体现人资部门的重要性。如果平时部长工作做到了战略地位的高度，那么基层工作人员的缺失是人资部门定岗定编所不能容忍的。这时，我们向总经理申请空岗人员补充，是临时性调用一名员工还是从外招聘一名专员，书面申报，总经理在申报书下方签上意见。同时上报一份该专员请假时长过长结果预测。我们公司制度，请事假累计超过14天，再请事假按旷工处理。该公司对于事假旷工如何定义无从得知，但连续请假近半年之久，是公司人力规划所不能容忍的请假方式，这次批假这位专员，另外员工亦如此请假公司该如何对待。
      力陈总经理，劝该专员主动离职，同时完善公司休假制度；半年后该专员如果还想来公司，再考虑其他岗位不迟。如果总经理有其他考虑，请总经理签批意见备档，社保如何承担总经理明确，是公司部分还由公司承担，还是一次性全额事假期限内由该专员三天内交由公司代缴；请假期满不归岗社保中止。

      外企做事简单，一切以制度说话；国内民营企业，需要我们HR多少平衡与斡旋，不考虑人情自身则危；考虑人情自己更不好做。但一位战略级高度的HR管理者、职业经理角色请进民营的HR从业者，能力与效果是企业一把手看重的。我们的建议权重，执行制度的规整与统一上，多少依赖我们个人能力的展现。案例纲要：
1. 物流服务公司的人事专员
2.通过总经理进入HR部门
3.该人事专员能力、态度有待改进，请假半年左右，需要预防风险
个人见解：
     看到这个案例，第一反应就是：这个没啥风险，因为关系户，貌似一般都是近亲性质的，所以，风险不风险，会不会我们想太多？
建议：1.摸清底细，这个底细不是指的是个人能力还在咋样，既然，人事专员通过总经理进来，总经理又同意其请假，所以，摸清其底细，有助于我们对于接下来的措施安排与预防；
建议：2.改变能力不足辞退的理由，变成职业发展观：既然态度不好，悟性不足、态度不好，还能存在一个公司，要么嘛就是判断不准，要么就是其有过人之处（关系户也是过人之处之一），所以推断出，其公司的绩效考核应该力度没有那么大，公司的相关考核制度没有那么严谨，否则，业绩考核下来，早就顶不住跑了；对于想通过无法胜任的这个步骤，应该行不通；考虑从职业发展的角度出发，既然是有点带关系的，那么应该是不满足现状才对，有野心，那么不会一直呆在一个岗位上面，这个时候引导其多元化发展，一方面，为了照顾她，促进其成长，一方面，避免长期呆着祸害了公司；
建议：3.请假的真实原因：对于请假区分原因：是去学习深造还是旅游游玩；是有其他安排还是过来公司镀金一下而已；不同的原因产生的结果完全不同，所以深入了解其原因，有助于帮助我们判断，其接下来回来的可能；
建议：4.请假期间的准备：
 4.1.请假期间的工资核算：《关于职工全年月平均工作时间和工资折算问题的通知》（劳社部发[2008]3号）的规定，请事假应按月平均计薪天数21.75天来折算扣除工资。
事假工资=基本工资/21.75   同时扣除全勤奖、当天餐费等
4.2公司也可以选择按每月实际工作日来扣除。
基本工资/当月实际工作日*你当月请假天数，同时扣除全勤奖，当天餐费等
4.3请事假期间的保险缴纳：劳动合同法第72条的规定：用人单位和劳动者必须依法参加社会保险，缴纳社会保险费。社会保险法规定：个人依法享受社会保险待遇，有权监督本单位为其缴费情况。用人单位未按时足额缴纳社会保险费的，由社会保险费征收机构责令限期缴纳或者补足，并自欠缴之日起，按日加收万分之五的滞纳金；逾期仍不缴纳的，由有关行政部门处欠缴数额一倍以上三倍以下的罚款。社保缴费是强制性规定，员工离岗、请长假，只要劳动关系存在，用人单位就应不间断地给劳动者缴纳社保。所以员工事假未上班 单位也应缴保险；因为：没有相关的法律规定，请长假不开工资，就可以不缴纳社会保险费，所以在请假的时候，应该将接下来请假期间的个人社保缴纳部分先预留出来，不然，工资发完了，没有扣除社保的个人部分，这个又得缴纳进去，那只有公司全额出了的后果；
建议5：停薪留职的考虑：
 对于“停薪留职”一般公司都没这个规定，而这个原有是国有企业的劳动关系的一种，意思就是说：员工与公司保留劳动关系，但又因其他原因一段时间内不能为单位提供劳动，而，公司为其保留原来的工作岗位，待停薪留职期满后，员工可以继续回公司工作。因,停薪留职期间员工没有为单位提供任何劳动，所以，公司无法按照正常出勤来支付员工停薪留职期间的待遇，而只能按照双方约定的内容来履行。这里有一个变化点：在《劳动合同法》实施后，公司用工必须签订劳动合同，对员工进行劳动合同管理。停薪留职本身属于劳动合同履行过程中的特殊情形，建议单位与员工签订劳动合同中止协议，即停薪留职期间双方的劳动关系停止履行，待期满后再继续按照原劳动合同约定履行。
约定内容可以是这样的：
员工无需为公司提供劳动，公司也无需向员工支付任何工资待遇以及缴纳任何社会保险。但从社保缴费不能中断的角度出发，协议可以约定：员工应当将停薪留职期间个人社保缴费部分以及公司缴纳部分，统一交给公司管理（个人部分提前预支出来），由公司代为其按月为其缴纳；并约定期满不回来上班的应当如何处理等
建议6：先离职，再入职：
     如果员工个人没有什么意见的话，其实最好的办法是先办理离职，可以口头约定，员工入职，其啥薪资福利不变等，这样的方法，个人觉得对于个人或者是公司都是有好处的，免得一颗定时炸弹悬在头顶，不知道什么时候就炸了；
      建议5、建议6，我觉得分清楚来说比较好，小结了一下，假如这个岗位是关键岗位，可替代性不是那么强，可以采用建议5，假如是可替代性的强的岗位，可以用建议6；说白了，对于人才的挽留的一种模式；
 
综上：我们发现，对于公司的关系户请长期事假
1..摸清关系
2.摸清原因
3.区分岗位（关键、非关键）
4.选定方案（停薪留职or先离职后入职）
5.操作执行（协议or说明）员工休长假期间，注意员工的在休假期间发生意外事故、在休假期间的社保问题、员工做有损公司声誉或经济行为而给公司带来损失等情况。一般情况下，比较常见的就这几种行为，而且也是企业在员工休假前没有考虑到的细节。
 
   其实案例中所说到的这位人事专员，给他一个长假对，对他个人与公司都是好事，有些人就是丈着自己有靠山就目无他人，别说是员工咨询个人问题，恐怕连他的上司都得给他三分面子吧。语性不高没关系，主要是连态度不好就难以改正了，这年头的员工是企业的宝了，你不对他们好点，都走了，作为人事专员的你，去哪里招人去呀。
 
  1）考勤制度约束员工请事假的周期；员工请事假过多，会影响到正常的工作开展，尤其是对于那些一个萝卜一个坑的企业，经常为了员工请假而头痛，备用一个人嘛，上级领导又不批，不备嘛经常得顶岗，部门的同事也顶得不开心。所以在考勤制度上就要约定在企业服务期限决定员工可以请事假的天数，用制度来约束比管理人员控制要好得多。
 
  2）特殊情况下的员工请长假，要求员工办理“停薪留职”手续，在停薪留职资料上写明员工在停薪留职期间，所发生的一切事故将与公司无关，为了控制用工成本，只要是办理停薪留职的人员，将暂停其期间的社保缴纳。当然办理停薪留职的人员，一般都是事假超过30天以上的。对于案例中的人事专员，从8月初一直休假到年末，没有办理停薪留职，万一该员在其他公司去任职发生什么意外，他回着找到企业，企业又该怎么处理。即使跟企业没有关系，但是为了规避风险，企业HR也只能提前做些预防工作。
 
  停薪留职的期限规定：一般是事假超过30天以上的长假期；
 
  停薪留职期间的条款：1）员工在停薪留职期间，不得做有损企业声誉与经济行为，若员工违反约定给企业造成损失的，企业将追究相应法律责任；2）员工在留薪留职期间，若发生任何意外事故，与企业无关，由员工自行负责；3）员工在停薪留职期间不享受公司相关福利待遇；……。
 
  3）与员工沟通劝退；由于该员工是关系户，且在工作中悟性差，而且还态度不好。如果不是因为总经理的原因，我相信作为他的上司肯定早就辞退了吧，所以针对案例而言，风险不大，即使有什么风险，总经理自己带来的人，相信他也会妥善处理的。但是对于类似这样的长假员工，企业可以用考勤制度约束请假长短，如果超出额定假期的，企业可以不批假，员工可以选择辞职，当然，这是对于类似案例中的员工，如果是优秀的员工就考勤第二点，员工家里真有什么情况的，就给员工办理停薪留职，不管员工以后是否回到企业工作，但是企业要想办法留住优秀员工是需要的。
 
   如果不怕得罪总经理，那就直接辞退算了，这样的员工不用比用起来更麻烦，别说靠他帮你减轻工作，反尔还会增加我的工作负担，时刻帮他收尾。委婉点就直接跟总经理说，这个人不太适合做人事专员的岗位。其实在他休假这段时间，正好可以找个人替代他的岗位与工作，不可能休息几个月，部门不补人。相信你的总经理也会同意你招聘替补人员，一个萝卜一个坑，坑可以临时没有萝卜，但也不能长期没有萝卜。 关于本期案例，不知道各位读后有什么感觉？不过，还是让我们来一块进行分析吧！
　　解答方式我们利用边找关键点边分析，将案例拆开来看，会发现哪些问题，最后来总结。
　　一、提问者为某物业服务公司人资部长。（职务确定：人资部长，一般来说思想觉悟较高，人际及社会关系处理恰当，领导信任）
　　二、有一位人事专员通过领导关系到人资部门工作。（关系：所谓关系，哪个单位都存在，不过我认为，谁的关系不重要，重要的是如何去管理，方式方法是否妥当。举个例子，我部室关系户很多，但越是领导亲近的，我会将部门个别繁重的工作交付于他，工作不用多，但加班加点却时常有，当他认为干的累时，会与其他同事做比较，但他的工作内容少所以不满情绪就没有了，但他会经常向我说累、工作时间点不规律什么的，我会告诉他，这个工作是有些累，但你抽出时间好好梳理一下应该好解决，再安慰几句，别的不用我多说，他如果没有梳理出来，会经常跑到领导那里去诉苦，领导不会拿我去说这个事，只会认为人力资源部门工作不好干，这样会转变领导对人资部门的看法，所以说，让关系户把部室推到领导面前，提高部室的影响力，我们何乐而不为）
　　三、曾手把手的教她人事六大模块，不过她悟性不高，态度也不怎么端正，一副无所谓的态度。（在这里先不提如何手把手教的，要从该员工说起：1、教她人事六大模块，不知该公司人力资源部门人手有多少，对于一个新加入的员工让其担起六大模块的业务，是否有些吃力，其工作积极性不高是否担子太重引起的；2、悟性不高，我们又是如何去引导的；3、态度不怎么端正，一副无所谓的态度：如何界定“端正”两字，对于其他无所谓的态度，是否考虑过其有心里抵触情绪或者就是不想学或者其他原因引起的，做为部门负责人是否问过原由？其不端正的态度是否当其面指出过？如果因为其工作干不好而碍于领导面子不批评，其结果是做为部门负责人造成的，应反思。）
　　四、其他员工咨询相关人事问题，她也总是解释不清，态度还不好，员工意见很大。（解释不清，是其不熟；态度不好，是有情绪；员工对其意见大，是因为她解释不清她态度不好她是领导的关系户……，出现这类问题，我们是否为其进行过梳理，是什么原因造成的，应坐下来谈谈）
　　五、8月初，她开始请事假，总经理也同意她休假到年末。（“也同意”：用这个词，是否让人感觉做为主管的也对领导的做法看不惯了。既然领导同意休假，做为人资部门就应该办理相关手续，然后及时向领导汇报：明确事假期间待遇问题，是不开工资还是开少量工资，如果不开工资其企业与个人交纳的各项社会保险是企业承担还是让其本人承担，如果是企业承担，其他员工也有效仿如何控制，如果长期事假后本人提出索要最低生活费我们应该如何处理等等）
　　六、因该员工请假，现在的情况，反而令我轻松不少。（该员工的到来已在部门主管心里落下阴影，已经下意识地认为她是负担，多余的。情绪左右了主管，判断难免出现偏差）
　　七、员工请假易出现的劳动风险。
　　梳理请假流程，制定各类假期的相关制度：如员工请事假如何处理，请病假应提供什么资料，年休假、探亲假又如何规定，假期期间的待遇如何制定等等。假期要在企业劳动规章制度中体现，并在劳动局备案；
　　如果没有备案，员工就算请事假或旷工，一但起纠纷，企业也是要支付员工最低生活费的。所以除了有规定，还要对请假员工准时、及时清理，而且要留有员工本人签字的书面资料，做为依据（有的员工在请假期间出事故，没有假条有的企业会担上责任的）。
　　总结：
　　做为部门负责人，自己的下属应多关心、多帮助，其不懂不会的应多指点，当部室以外人员对其有意见应进行维护，之后就及时与其沟通让其改正。做为部门负责人，心里不能存有顾虑、偏见，要给部室人员多打气，在外体现团队，在内严肃纪律。对的确不行的，那要下狠手，不要顾及面子，必须退掉，但要有依据，让领导无话可说。本案看似与事假、态度、人情关系等有关，似乎并不会有什么大的风险，但如果仔细分析，也埋藏着对公司、员工、人资部长、其他员工等一些风险，需要防微杜渐、未雨缪谋，才可能将风险减到较低程度。
一、案情综述。
1、关系员工。人事专员两年前通过总经理的关系入职，但态度不端正、悟性不高，对其他人态度不好，员工对她意见大。
2、事假情况。今年8月初，该员工请事假到年末，总经理却同意了。
3、担心事情。如此事假和该员工表现等，存在什么风险、怎么规避？
二、个人建议。
       本案涉及的人、事、物并不复杂，但隐含的风险却不少，我们可以抽丝剥茧进行逐一分析，并试着提出一些建议，以规避可能的风险。
1、事假员工带来的风险。该员工事假到年末，足有5月之久，在我经历过的公司里，真还没有出现过这样的事。对请如此长时间事假的员工，每月工资肯定是没有的，但其社保应当由个人承担的部分怎么扣？虽然事假在外，如果受总经理或其他管理人员委托在外面办一些与公司可以扯得上关系的事情，如果受伤，工伤又将如何处理？还有，有总经理的关系，如果该员工在外面进行了一些消费，总经理说可以报销，将如何处理？
       基于此，可以与该员工进行仔细的交流沟通，一是说明公司相关规定，二是讲解国家和地方的社保规定，让其写一个承诺，类似于：在事假期间，本人由于未真实上班，发生的一切事情与公司无关，个人承担部分的社保费用每月1号打入公司帐户……。写好后签名、写日期、盖手印。
      如果不同意写这些，可以书面形式将以上风险呈总经理（包括纸质、邮件二种形式都用），并说明自己的建议，请求批示，然后按照总经理的批示执行。
2、事假制度冲击的风险。该员工可以请5月之久的事假，一旦其他员工知晓，难免有效仿者，人资部门、其他部门负责人、总经理将如何应答，公司事假规定中应当有“员工连续请事假不得超过多少天、全年累计请事假不得超过多少天的规定，否则作旷工处理”，但一般也会有“特殊情况并经总经理批准的除外”。什么是特殊情况，只能由管理人员来衡量了。
       对于其他员工来请长假，一般不予同意，如果以该人事专员请长假来找理由，可说：别人确实是特殊情况，而且总经理都特批了的，要不你找总经理批准去。一般员工是没有那么较真的，不会找总经理了，万一要去，可以立即给总经理去一个电话，说明大致情况，总经理心里就有底了，到时也不会怪罪于人资部长。
3、工作表现带来的风险。该人事专员两年来在态度、技能、学习等方面的表现可以说是不胜任、不称职的，而且其他员工对她的意见大，但苦于总经理的关系，人资部长忍了再忍，势必在公司其他部门和员工心目中也留下了不公平的印象，此次长假让人资部门感觉如释重负，但事假过后，她必然还会返岗的。返岗后的态度、对工作的陌生等多半会更坏，对人资部门工作推动、在其他员工中的印象有什么阻碍和负面作用，这些风险虽然是将来的，也不得不现在就要做好打算和应对之策。
      做为人资部长，不管什么人员，都要将其朝着公司正能量和工作要求上去引导，要给予一定的时间和机会，先换思想、再换人，要相对公平处理。基于此，要做好人事专员返岗时的谈心工作，公司制度、工作要求等，最好都纸质材料，公司要发展、部门工作要推进；完善相关制度，比如：请假、奖惩、考核等，以便能够针对性对她今后的行为进行奖惩；观察、收集其工作中的真实表现，过去的不良表现就不提了，返岗后的表现要密切关注、用心收集；公平对待，如果确有违反规定的行为，敢于以事实、讲依据的进行处理，处理时要讲究策略，该请示的请示，不能越权处理，当然，在自己职权范围内的要大量进行处理。对待其他关系员工也应如此，这样，开明的总经理会更加重用你，当然，如果总经理非要以权谋私、对你进行打击报复，那这里也不是长待之地。
4、公司规范管理的风险。总经理的关系户可以到公司来上班，其他员工也可以推荐亲戚朋友来公司，在当今招聘困难的情况下，这完全是一招不错的内部推荐制度，一定要注意“举贤不避亲”，但是，进来后工作表现、能力、维护公司和部门利益等，一定要用公司制度、工作要求来规范，不能因“关系”而特殊，更应该率先、模范的起到带头作用，否则怎么让推荐人脸上有光。这些要求和思想工作，一要告诉推荐人或者在公司招聘制度中就要明确；二要及时告知被推荐人，如果违反公司规定，同样进行处罚，没有特殊可言。
       然而，该人事专员的表现，不知道总经理清晰知道吗？人资部长反映过多少次、对该人事专员进行过哪些谈话，有没有书面的记载？只要自己本着对事不对人出发，而且注意方式方法（比如：不要到公开场合去讲该人事专员的表现），总经理不会责怪你的。如果人资部长碍于情面而少管或不管这位人事专员，一是本部门工作难以开展；二是其他员工定有抵触情绪；三是不利于自己正能量的树立，对自己今后职业发展也有害；四是不能较好推动公司其他部门的工作，届时总经理更会责怪你的。

      所以，完善公司制度、做好思想工作、以事实为依据、留下充足证据、注意工作方法、奖惩公平公正，对付这些“关系员工”也是管用的。