如何规避超时加班风险？

主题描述

　　我在一家珠宝分公司上班，门店员工三十多人，人事行政由我一人兼任。最近我碰到了一个实际问题，想和大家探讨一下。
　　我们属于分公司，门店只有两名保安，属于综合工时上一休一，前两天有一名保安要申请休9天年假，另外一名对班保安势必是要顶班，连上9天班，加班时长超过了劳动法规定的月36小时，虽然会给员工算加班费，但是我觉得还是有风险，本身存在的超时加班就属于与劳动法背离，属于违法现象。
　　请问如何规避这样的风险？一般情况下，保安人员的班制有两种：一种叫大班制，即上12小时休12小时或者上24小时休24小时的工作制度，这个最低限度要保证岗位在岗人数2人；另一种叫小班制度，即8小时工作制度，这个需要岗位起码保证3人以上才能实现。案例中，珠宝公司的情况，就属于大班制，上一天休一天。这种工作制，公司人员比较紧凑，一人临时生病、有事就有可能造成岗位缺岗，短时间的缺岗，由岗位另一员工加班或其他岗位人员临时补充个一两天基本不会出现太多问题，如果时间太长，像案例中的9天情况，单由另一保安9天顶岗，出现长时间超时工作情况，已经存在违法的风险，即使这种情况下单位主动按法律规定支付加班工资，甚至有可能还给加班保安一些额外的奖励。虽然说这属于”民不告官不究“的范围。但长时间的超期加班，万一员工在岗位上出现身体问题，会对员工和公司都造成很大的影响；何况珠宝公司的门店保安，本身就属于高风险职业，如果出现一些意外情况，公司极可能惹上严重的法律后果。作为公司经营，风险防范肯定要放在首位。

先协商，尽量避免集中休假。像保安这类的岗位，又是属于一个萝卜一个坑的状态，除了特殊情况外（如：婚、丧、病）等，最好不要集中休假。如果公司方面没有这方面的规定，而员工又要集中请假，首先就要和员工进行协商，争取让员工同意长假分拆休息，不要集中一次性休完。这个需要和员工进行协商，最好能达成一致意见。这样的解决办法最直接有效，但是要建立在尊重员工本人意愿的基础上，不要过于强性，否则员工一不高兴，直接来个辞职，问题又回到原点上；

临时调岗，首选专业人员。保安人员缺岗，我不建议让其他部门的人员顶上，虽然是用自己公司的人，更为方便，但是风险也比较大。公司其他岗位的员工，对保安岗位并不熟悉，在风险意识上、安保器材的使用上、夜间巡查和检查上以及夜班警惕性上，肯定和专业的保安人员有差异。珠宝门店本身就属于高风险地方，还是请专业的保安人员临时顶岗，有两个渠道：（1）最好还是从专业保安公司请人来临时定岗，签订服务协议；（2）与门店所在商业中心物业管理处协商，支付薪酬请他们的保安人员进行临时支援性顶岗。

长远看，考虑公司岗位配置合理性问题。对于珠宝门店，保安人员的配置仅仅两人，24小时制上一休一。意味着，其中一人一旦有些事情，就要另一人临时顶岗工作的情况。短时间顶岗问题不大，时间一长，就会出现缺岗、长期加班以及员工工作质量下降和身体健康问题。作为珠宝门店，保安工作具有一定的风险性，岗位配置不合理，就会提高风险等级。不怕一万就怕万一，有些侥幸还是不要抱的好。虽然减少人员配置会相应节约公司用工成本，但是员工长期24小时工作制，身体不一定熬得住；要不就会人为降低岗位工作质量，夜班期间睡觉，起不到安全防范的作用。万一出了问题，这才是真正的大风险。综合考虑，还是建议你们最好能增加一名门店保安人员。

国家法律对超时加班的处罚规定：《劳动保障监察条例》第二十五条——用人单位违反劳动保障法律、法规或者规章延长劳动者工作时间的，由劳动保障行政部门给予警告，责令限期改正，并可以按照受侵害的劳动者每人100元以上500元以下的标准计算，处以罚款。

保安岗位超时加班，在很多企业都存在过。选择到这个岗位工作的人，都是基于生存的需要和生活的现实。一般情况下，只要公司平时对保安人员多上点心、多些尊重，基本上这类人员也不会主动找“麻烦”。“功夫在戏外”，这就需要HR重视员工付出、多些人文关怀。一、案情分析
   1、企业：一家珠宝公司分公司。
   2、员工：综合工时上一休一的保安。有一个门店，只有两名保安，其中有一名保安休息9天年假，而另一名不得不面临着连上9天班的情况，加班显然超时。
   3、问题：如何规避好加班超时的风险。面对以上风险，珠宝分公司的HR者应如何规避？
   二、个人观点
   这个案例存在有的一些疑点：因为我对这行业没怎么接触过，算是个小白也不是很了解，但我很好奇的是，这保安上的“综合工时上一休一”班是什么个概念呢？是一天24小时？珠宝公司要24小时营业还是24小时防盗（指的是公司休班的时间要看大门），想想也不可能啊，无论是24小时营业或防盗，这一个人的精力也没那么强哇，就算老板不同情员工，但也不至于置自己的珠宝不顾吧！因此，我想着是不是要看着8个小时的营业时间或者是16个小时的非营业时间，或者又是16个小时的营业时间和8个小时的非营业时间？猜得最有可能的答案是这样的：这家公司呢不管是营业时间要保安上班或者是非营业时间要保安上班，现状都是保安肯定要上16个小时的班！（否则要上一休一作甚？）
   若我猜对或者八九不离十的话，为了规避相关风险，我有如下建议：
   1、加强沟通——9天年假拆分休。劳动法保障了员工有享有年休假的权利，但没有强制规定年休假具体如何休；回过头来说，享有年假是员工的权利，员工也可以申请何时休，公司也无法强制员工该如何休。所以这事情需要多加协商，以沟通为主，可以要求员工本着为企业利益多考虑的原则，做做思想工作，一般来说，企业有需要之处，员工还是可以理解并支持工作的。
   2、9天年假不愿拆休。案例中可以看出，员工打了申请，需要9天的年休假，想必肯定是有什么事情，依照我的想法，如果我有9天年休假，肯定是用在关键的时候，譬如说家中有事、旅游、去三茅总部看看小文子和青梅煮酒之类的，不然我就拆分着休息了。所以说，做思想工作未必有用，员工也的确有需要的嘛！
   3、民不告则官不究。尽管这段时间，有一个在江苏吵的沸沸扬扬的消息“据某日江苏某媒体报道，江苏将严查企业超时加班的现象，情节严重的企业者会进行曝光重罚，包括每天加点超过3小时、每月加班加点超过36小时的。”看起来，现在是动真格的了！但是结果呢？来看看部分网友的吐槽哈：“超时加班是违法的，这个貌似老早老早就有规定的，查了这么多年了，什么结果都没有呀！”、“来查查某地的服装厂吧，工人的上班时间哪天少于12小时了？哪天有假期了？”，当然咯，也有不少网友这样说：“办企业也不容易啊，不靠大家的工作，不要说赚钱，连存活都困难呀”。通过网友的吐槽，我们不难看出，“加班超时”这个东西，是一件不合法但很合时宜的现象。所以，很多人，拿到加班费的时候，就忍忍了。总不会有多少“拿了加班费还再去举报”的人吧。
   如果不是刻意的单纯的为了规避“加班超时风险”，而重点是为了保证公司的利益不会受到损失，我还是建议如下操作会更好：
   毕竟每天上那么长时间的班已经够累了，而且还要考虑员工的精力是否胜任“安保”，所以增添人手是关键！
   1、内部找人轮班或替班。既然门店员工有三十多人，是不是可以内部私下找一至两个非常信得过的人进行轮班或直接替班。
   2、外部招用“专业人员”。我这里所谓的专业人员，也就是可以通过保安公司招用符合条件的人员，来弥补这段时间安保力量的空缺。
   小结：为什么我会取这样一个标题呢？
   1、有的卡卡猜的没错，我是为了吸引眼球O(∩_∩)O哈哈~。
   2、其实上面的不重要，重要的是，我认为对于加班超时这件事，现在已经是一种近乎普遍的现象，而透过这个现象看本质是啥呢？你懂的！还有，鉴于这个案例，我认为其本质还不是为了规避这个所谓的加班超时危险，而是为了考虑如何通过妥当的安排，确保公司的利益不会受到影响，当然了，员工的切身利益也在里头！那就是要做件更周到的方案，而不是单纯的找员工谈“给你加班费哦，别告我哦；这是你自愿的哦，不是我逼迫的哦...”
   3、至于如何从本质还原现象呢？都说了，本质是要确保企业的利益。所以反过来看现象，也就见怪不怪了！那HR该做什么呢？减少一切风险，保全员工与企业的共同利益是最重要的。
   亲，现在，您的目光还是停留在看这个保安是不是个铁人能坚持每天16小时屹立不倒吗？一、           综合工时制（引用）
综合工时制又叫综合计算工时制，指因工作性质特殊，须连续作业或受自然条件限制的企业或部分职工，实行以周、月、季、年为周期综合计算工作时间的一种制度。在综合计算周期内，劳动者某一具体工作日或工作周的实际工作时间可以超过8个小时或40小时，但是综合计算周期内的总体工作时间不超过总体法定标准工作时间的，不视为加班。根据由我国相关法律规定，可以实行综合计算工时制的职工有以下三类：a、交通、铁路、邮电、水运、航空、渔业等行业中因工作性质特殊，需连续作业的职工；b、地质及资源勘探、建筑、制盐、制糖、旅游等受季节和自然条件限制的行业的部分职工；c、其他适合实行综合计算工时工作制的职工。实行综合计算工时制的，对于第三级以上（含第三级）体力劳动强度的工作岗位，用人单位不得安排劳动者每日连续工作时间超过11小时，而且每周至少安排劳动者休息一天。
a、实行综合计算工时工作制的企业职工，在综合计算周期内，某一具体工作日或工作周的实际工作时间超过8个小时或40小时，但是综合计算周期内的总体工作时间不超过总体法定标准工作时间的，不视为加班，超过的部分视为加班。超过的部分，用人单位应当依照劳动法第四十四条第（一）项的规定支付不低于150%的工资报酬。
b、实行综合计算工时工作制的企业职工，工作日正好是周休息日的，属于正常工作；工作日正好是法定节假日时，用人单位应当依照劳动法第四十四条第（三）项的规定支付不低于300%的工资报酬。

二、           案例简析
1、 九天年假可否拆分？
对于年休假，国家有国家的规定，企业也可以根据自己的经营状况与员工协商将年休假分开休。单位有员工休婚假时，因为她的岗位特殊性要求，我们在跟员工协商后，将婚假分了两次休完。这样既不影响单位的工作，对于员工的假期也给予一定的尊重。案例中，可以根据保安工作需要将年假分开安排， 这样就可以避免另个一个超时加班。但是这个首先要取得员工本人的同意。
2、公司内部可否替岗？
一个保安连续上九天必须加班超时，这肯定有悖劳动法。是否可考虑安排公司其他部门的员工替岗一天？如果可以，员工的加班费按照相关法律和公司制度正常支付就好。
3、可否使用临时工？
可否通过员工介绍熟人来临时替班一天，工资按照保安日薪或者高于其日薪数额来支付，考虑到是珠宝行业，保安工作非常重要，通过熟人介绍的临时员工相对会比通过其他渠道来的员工会放心一些。虽说是临时员工，也要收取身份证复印件，工作结束，可归还本人复印件。
4、可否与员工好好沟通？
其实很多单位都存在加班超时的违法现象，但是只要公司按照法律要求支付了加班费，也是“民不告官不究”的。所以，HR应该做好跟员工的沟通和协调工作，在工作中建立和员工良好的同事关系，必要时也能为公司减少部分的法律风险。
5、可否在休假制度中提及？
鉴于公司行业和岗位的特殊，公司可以在休假制度中明确，员工在休假期间应做好工作的交接工作，如果因岗位特殊的，休假应结合工作时间合理安排，期望获得员工的理解。
合理规避法律风险，一是要遵循国家法律规定，二是建立的规章制度合理完善，三是员工能不折不扣的执行。我们不能抱着员工不懂法就好的想法，员工懂法知法，企业知法守法，HR的工作才会好做。在祖国大地上，虽然劳动法和劳动合同法实施已经多年，但由于种种原因，超时加班的现象仍层出不穷，但因此而与公司对簿公堂的比例毕竟是少数，因为劳动纠纷是坚持“民不告官不穷”的原则，所以，这就给用人单位提供了许多可以回旋的空间，也就是较好的规避了这些风险。
一、案情综述。
1、综合工时的保安。保安实行综合工时，一名保安不得不连上9天班，加班显然超时。
2、如何规避好风险。面对以上风险，珠宝分公司的HR者应如何规避？
二、个人建议。
       针对本案具体情况并展开类似情形联想，要较好规避超时加班所带来的风险，可以有以下一些办法。
1、年假分散休。保安享受的9天年假，法律并没有规定一定要集中休息，可以根据工作实际情况，与员工协商达成分散休年假（比如每月休二天或一天），也可以减少或缓解另一员工连续上班而带来加班超时的情形。
2、采取轮班制。门店不是有三十多人吗，在保安集中休年假期间，其他员工可以轮流来代替该员工临时从事保安的工作，这样带来的每人加班不会超时，只需要分别计算加班费即可，这样只是需要对相关人员进行必要的保安应知应会培训。当然，由于没有保安证而上岗，如果出现意外情况会承担相应的责任，所以，平时可以安排其他员工去多办理一些保安证。
3、选好保安员。对两名保安的人品、家庭背景、过往经历、奖惩情况等都要了解清楚，这次是这名保安休年假、另一名保安不得不连续上班，那么下次可以就会倒过来，今后还可能遇到临时处理某事而加班、特殊事情安排做保安以外的杂事、为领导做些私事等，总之，难免会遇到一些保安份外的事，如果他们与公司斤斤计较，凡事都拿劳动法、劳动合同法来说事，或过往有过仲裁、诉讼经历的，建议趁早劝离而重新选择那些能够服从公司和听从安排的人员。其实，在实际工作中，不少单位招聘的保安甚至有每天24小时就一个人值守的，工资也比当地最低工资标准高不了多少、而且社保都不用买，可人家还是没有去仲裁，总之，一个愿打一个愿挨、民不告官不究的啊。
4、事前协商好。在员工休年假或连续加班之前，公司与当事员工就要协商好，怎样休假、上班、加班费、意外情况支援、其他费用报销、领导关怀甚至家人安慰等，都要考虑到，在实际兑现时，作为公司，绝不能出尔反尔、不兑现承诺，反而应当要给予员工更多的优惠（比如加班费可以给予额外补助；还可以给予餐补等），只有这样，你重视员工、人性化管理员工，他们是难以拒绝公司的温情而走上仲裁的，除非员工真的疯了。
5、请临时保安。珠宝公司一般都在沿海一带，客户验厂都比较严格，而且都基本要求通过SA8000认证，尤其对超时加班要求特别细，所以，这个特殊时期，公司可以向保安公司、中介派遣公司等，临时聘用一名保安人员来解决此事，人事关系都在保安公司或派遣公司，门店只是用人、管人和发工资。但这样会额外增加部分人工成本，但更合法，对员工、公司、顾客和社会都会更满意些。

      其实，本案中的门店保安采取“上一休一”的做法也可能会超时加班，1天24小时每月上班15天全月共上班360小时，显然也是严重超时；如果每天上12小时则180小时则不会超时，但每天的另外12小时如何解决，难道请另外1名守夜的或者晚上关门不要人员看守？看来后者的可能性更大，但一般的珠宝门店晚上都安排有人看守啊，或者与当地派出所形成警报联动网。
一、问题解析
1、一共2名保安，每人做一休一，轮班。
2、一名若休息，另一名顶班。
3、其中一名要休9天年假，另一名超时加班。
二、建议
1、三方协商，顾全情理亦留证据。
    首先，关于超时加班的问题，我觉得三方可以合理协商，并留下类似书面协议的文本，尽最大努力降低单位风险。9天年假，势必是要有一个远门的计划，因此协商调整休假并不现实，而且强行规定不允许又过于不给情面。
    对于单位来说，有时候诚恳告知顾虑和困难也未尝不可，当事人也不一定是无理不理解的人。，即，人事找两位保安一起来洽谈，一名休息，另一名顶班，这9天的绩效应有对应的调整，如涉及加班的，也照常给予。按劳分配。理应是没有太大问题。三方都同意的情况下，草拟一份类似协议的书面描述，三方签字确认。
    一方面所谓民不告官不究，我相信只要企业不亏待员工，员工自不会与企业纠纷，另一方面，即便仲裁诉讼，仲裁委或法官在三方同意的证据和合理支付报酬的证据下也不会无理乱判。
2、除了超时加班，更要注意安全隐患
其实这个案例我们更应该思考的，是安全隐患的问题。即便一名保安休9天，另一名保安也顶班9天，公司也该付的付，看似皆大欢喜，但风险却扩大了。主要有2个方面：
（1）超时加班对于人身及健康安全的隐患：本身做一休一，如果顶班，几乎天天白天晚上，且不说保安大多是上了年纪的，即便是小伙子，这么来也不一定吃得消，万一因为疲劳注意力不集中弄出点工伤，对于单位来说，更是不利。
（2）超时加班疲劳，影响到保安工作质量，管理效率降低，容易造成盗窃或其他隐患。注意力下降，容易对一些偷盗或者疑似偷盗行为失去警戒。
3、考虑临时调拨保安，分摊顶班。
除了超时加班，更涉及安全隐患，那么其实我们不得不考虑另求出路。可以采取的建议是：
（1）找劳务中介机构/专业保安公司，或者安全点可以找商场/大楼物业协商（后者相对更可靠一些，出了事还可以找商场/大楼），临时调拨一名保安顶班。
（2）从现有员工中调配1名员工充当临时保安，给予应有的加班和补贴，同时白班可以考虑调休安排（30个人的盘子总比2人的盘子好调拨）。还可以趁机看清那些员工责任心强、能为公司考虑，后续你们懂的。
三、总结
    其实，我们作为HR，除了要解决份内的问题（加班超时），更要关注安全隐患、工作质量等方面问题，必须从多方面考虑，抓住问题的本质，并且重点解决。各方面问题汇总集中后，也会更好地拓宽解决思路。
也许超时加班的问题还不一定引起领导或者老板的注意，HR还有些为难，但是当遇到安全隐患问题了，那么大家更容易去重新衡量了，这时候HR提要求，也会相应顺畅些。
    有句话说得好，思路决定出路，我们HR不能只守着自己的一亩三分地，要敢于走出去，成为复合型人才。