员工贪图小便宜，偷拿公司的办公用品怎么办？

主题描述

　　我目前就职上海一家高新技术企业， 公司成立于2010年，目前大概20人。员工多为刚毕业不久的年轻人，很多缺乏最起码的职业素养，公司购买的纸巾、钉书机、计算器、剪刀、笔等等这些办公用品，隔三岔五就要失踪一些，很明显是被员工们偷偷带回家去了。
　　现在老板也为这个事情发了火，起因是由于纸巾异常消耗，所以公司规定员工使用纸巾，必须向行政签字申领。结果就陆续出现很多员工桌上的纸巾经过一晚上突然消失的情况。今天员工就在公司QQ群里讨论这种事情。老板就把我叫到办公室去，让我给出处理意见。
　　这种现象对公司也没有造成什么实质性的损失，但是影响恶劣，我该如何做呢？员工偷拿公司办公用品的行为，属于个人人品道德问题，如果任其发展下去，可能还会发展为违法行为。也很好的印证了一句话：学历高，不等于素质高；职位高，不代表水平高。老板为什么发火，肯定不是因为几个钱的问题，关键还在于公司的风气和员工道德问题，公司的办公用品光天化日都能不翼而飞，下一步就怕要到了员工的个人财物，一旦到了这一步，员工之间可能会出现相互指责、猜忌怀疑，彼此间缺乏信任和安全感，哪里还会有心思好好工作，更别说对公司形象的严重损害了，所以，应该严查并严惩，起到端正公司风气的效尤。

员工将公司的东西顺手牵羊、占位己有，无非是几种心理：（1）贪小便宜，不拿白不拿；（2）报复公司和找平衡的心理；（3）想方设法钻空子、找漏洞，能整一点算一点。

员工行为的规范和管理，还是要靠制度。制度不是万能的，就像是防波堤，防不了超级狂风和海啸，但至少能防止一般性风浪造成的伤害，最大的作用就是在员工心里筑起防止行为不正的高墙。像我以前所在的美资企业，关于办公用品管理制度，就有A4纸整整50多页，从办公用品的预算编制、采购计划、定额的审核、物品采购、供应评估、物品使用权限的分级分类、入库保管、发放领用、使用范围、物品换新、下班后的存放保管、遗失赔偿、报废申请、离职交接、违纪处罚等方面都有详细的规定，我在后来的几家公司也引用了部分管理制度，效果不错。大致分享一下相关内容：
一、实行计划采购、成本核算、总量控制工作。办公用品的采购，按部门年度使用总量和预计人数变动情况进行核算，这块费用作为部门的年度费用成本，在年终利润中体现。由各部门上报申购计划，实行季度采购，超额部分视原因而定，属于工作增量造成的，审批后，公司采购补足；属于其他原因，由各部门自行承担；
二、使用颜色标签，实行数字分类管理。公司办公用品，实行颜色分类管理制度，采购物品按颜色分类进行。例如：红色物品属于总监以上高层专用，老板为红01、常务副总为红02、财务总监为红03等；蓝色属于部门经理以上中层和公司各职能部门使用，蓝01属于行政管理部、蓝02财务部、蓝03设计部、蓝04销售部等等；基层管理人员用黄色，按职务等级进行编号；一般员工用白色，按进司年限进行编号。物品采购按颜色区分和发放，对于较小或较大办公用品，很难按颜色采购的，如签字笔、美工刀、电脑、计算器等粘贴相应颜色标签和标号，物品发放、员工使用起来一目了然，也能杜绝随手乱抓的行为；
三、实行定时定额申领、签字登记和固定盘点制度。公司按计划季度进行办公用品采购，各部门每季度按规定时间申领一次。行政部将办公用品统一领用给各部门，部门按定额发放到员工手中，超出部分员工自理；实行领用签字登记，领用表复印两份，一份给行政部、一份给财务备案。每月盘点办公用品，核对购买、发放、库存数量，检查固定资产办公用品使用情况；
四、以旧换新、责任到人。除了纸张类、橡皮擦、肥皂、纸杯等消耗品外，其他办公用品基本实行以旧换新制度，包含签字笔芯；电脑等贵重办公用品，实行使用人负责制，非正常损耗由员工本人负责；
五、办公桌面环境管理标准化，下班后文件和办公用品实行入柜保管。公司比较人性化，管理层可以在自己的办公室摆放3件私人用品，一般员工可以摆放2件，如家人照片、小盆栽、小玩偶等等，但是对于员工办公桌面实行标准化管理，工作期间，办公桌面随时保持整洁，人员临时离开，保持物品随走随收；下班前，所有办公用文件必须入柜上锁、办公用品入柜入抽屉存放、电源断线。办公室桌面只能剩下三样物品：台式电脑、电话、小盆栽植物，行政部门不定时抽查，违反规定接受相应处罚，能有效避免物品遗失情况；
六、违规重处、绝不姑息。一般外企，比较注重员工的人品、道德诚信问题，这些行为都属于严重违纪行为。我们处理过一起员工私拿公司洗手间洗手液的行为，当时是以开除处理的。虽然外方比较回避和害怕出现仲裁，但在处理这些行为的时候，基本不会手软。我到现在还记得老美的话：“这不是小行为，是偷窃和道德问题，损害不是我个人利益，是公司所有员工利益，是对大家的不公平和不尊重。她应该去看心理医生而不是继续工作。”

像案例公司属于高新技术企业，完全可以考虑公共办公区域加装摄像头以及取消纸巾发放，将纸巾福利则算为补贴，由员工个人自行购买等措施加以控制。最重要的，还是要在录用员工时，综合考虑衡量和加强员工道德素养的培训，不唯学历是高，多考量人品等多方面的综合素质，有才无德的员工，慎用为好！

诚信是企业的基本道德标准、不损人利己是员工的最低道德底线。“ 德胜才者谓之君子，才胜德者谓之小人，自古以来，国之乱臣，家之败子，才有余而德不足也”——司马光。我们来看看，新华字典对于偷的解释：即盗窃，趁人不知时拿别人的东西。对于案例中这种现象，虽然可大可小，但个人认为，这不单是职业素养的缺乏，更重要的人品性的问题。
一、           案例简析
1、  高新技术企业并不是人人素质高，品行好；
高新技术企业，虽然有高新二字，从学历和学识来讲，入职的员工应该都算是人才，是企业需要的精尖力量，但是高学历一定就匹配着好品行吗？我对这点一直都是有疑问的。尤其是创业初期的高新企业，用人不慎，很可能导致企业过早夭折。
2、  年轻人可以无知，但不能无德；
看多很多企业的招聘录用条件，或者说是招聘潜规则，对员工品德的都是有要求的，甚至很多单位明确：有德有才甚佳，有才无德拒绝，有德无才可考虑等等；对于年轻人，没有工作经验，知识技能暂时不达标，我们可以培养，但是在如此小的“诱惑”面前都栽跟头，试问以后还能委以重任吗？品德缺失，将会成为人难以向上发展的重要瓶颈。
3、  企业应该对员工的既成行为负有一定的责任；
跟好多同行聊过关于人治、法治，简单来说人治就是人性化管理；法制就是制度化管理。初创期企业发现问题就要解决问题，随后要通过制度来预防问题，防微杜渐。员工有不被企业许可的行为，企业就要制定相关的制度来约束员工的违规行为，企业没有及时制定，那么企业应该对员工的过失行为负有一定责任。
4、  老板发火只是因为频频失踪的东西吗？
如果单纯按照案例表述，老板发火是因为丢东西；但是我们深究一下：丢东西事小，拿东西的人事大。招聘进来的员工贪图小利，人事行政部门监管、防范工作不到位，公司目前是小金额的财产损失，今后可能还会有其他类似情形发生等等；实说，一个老板如果只能看到眼前的蝇头小利，他的企业是做不长的，我相信，案例中的老板也并不是一个因为丢小件办公用品而发火的老板。
二、           参考意见
1、  完善办公用品领用制度
公司对于办公用品的领用是如何规定的，是以部门为单位，还是以个人为单位，领用后需要签字吗？谁负责办公用品的管理？谁付有直接责任？有没有规定核算周期？等等一系列问题都需要白字黑字用制度来明确。
2、  细化办公用品领用标准
之前在一家港资企业工作时，对于办公用品的管理是非常严格的，举个例子：抽纸，我们只给来访客人或者重要领导使用，人走后行政专员就会将抽纸锁在柜子里；卫生纸每位员工每月只能领取一卷，用完自行解决；笔记本要用用完的旧的来换领新本；中性笔按规定每人每月可以领一只，笔芯暂时没有限量等；按照部门、员工来限定领用数量，一视同仁，管理起来也比较方便，每个月都有办公用品台账，记录查阅都是很方便的，这在很大程度上解决了办公用品的领用问题。
3、  培训所出制度
制度都需要培训签字后，才能生效，这个不再赘述。
4、  完善员工奖惩制度
一经发现员工有案例中行为者，将根据所涉金额以及行为次数给予相应的处罚，情节严重者可解除劳动合同。如果企业对员工效果错一味的纵容那么最后一定会引火上身的。
5、  设置部门办公用品预算
另外还可以设置部门办公用品预算，由部门主管负责，每月月末报次月所需办公用品种类及数额，行政部门统一采购，每个部门根据业务、人数不同，预算范围可适当调整。这个就能照顾到一些办公用品消耗较大的部门，不会受限于领用数量。
6、  如有需要，安装监控设备
个人看法， 高新技术企业一定要安装监控设备，主要目的是为了防范技术参数外泄。当然其他的作用也是不言而喻的。
      国有国法，家有家规，不是不办，时候未到。这个“时候”，就是我们公司各项制度出台的时候，成立初期的企业因为规模有限，人员稳定性欠佳，更多考虑的是人性化管理，很多制度即使出台，执行者也会因为种种不好意思变相执行，但是此时对员工的所谓仁慈就是对公司的残忍，更是对员工小我的“谋害”。你，看着办吧。