报销制度怎样才合理？

主题描述

　　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。
　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。
　　员工的差旅费计入公司的管理费用，最终要在企业的利润净额中扣除。员工的差旅费管理，属于公司的内控制度管理范畴，是对员工因公出差产生的交通住宿、伙食费用进行费用补助的基本规定。合理的报销制度，有利于公司费用成本的控制和管理风险的防范工作。怎样做好公司差旅费用的控制工作，可以从以下几个方面着手：

一、按员工级别和地区分类制执行。员工的差旅费用，因为员工职务级别的不同以及所处区域的类别差异，费用报销的等级也会不同。公司可以依据员工职务级别和所处地区的级别进行报销阶梯等级分类，按类别进行费用报销；

二、对公司费用报销实行计划管理、分级审批和层级负责制度。
1.计划管理：就是实行预算费用计划提前申报制度。公司各部门根据同期和平均费用支出测算，做出相应的预算费用计划，公司财务部门结合该部门费用情况进行审核，确定计划费用额度指标，报经领导批准后执行。部门实际产生的费用，属于预算内的费用按规定流程报销；属于计划外费用，经过经过层级报批和审计部门审核后，按规定标准比例进行报销；
2.分级审批：差旅费用的报销，要制定一个合理的费用报销审批流程。一般流程为：出差人员填制差旅费报销单——直属上级或部门负责人核实——公司分管领导核准—— 财务人员审核——出纳结算付款；异地报销审批流程，可以通过公司OA系统等方式进行；
3.层级负责：各级分管领导应对差旅费报销的真实性、合理性负全面责任，避免出现费用虚报情况，也有利于责任问题追查。差旅费用实行月结月清，前期费用未经审核结清的情况下，后续费用不予以报销。

三、常用的差旅费用控制报销办法：
1.实报实销制。即：员工差旅费用，按照实际发生费用进行报销。实行实报实销，需要结合员工的职务级别和工作岗位性质需求进行。一般情况下，公司高层差旅费用或与业务紧密联系的宣传、接待产生费用，适用于实报实销制度；
2.费用限额制：即对产生的差旅费用实行最高限额制度，限额制度内的，按照实际费用进行报销；超出限额的费用，由员工自行承担；
3.与业绩挂钩的比例报销制度：即按照员工的业绩进行费用报销比例的确定，实行报销费用直接与业绩挂钩，这个需要对员工绩效工作相结合，进行员工业绩的确认。对于费用控制较好的员工，采取一些适当奖励的措施，鼓励员工节约费用；
4.费用包干制：很多企业都采取费用包干制的做法，这个需要按地区、职位和工作性质不同，对费用进行前期合理测算，对费用额度的掌握平衡比较重要；

四、注意部门合作和制衡关系的把握。
1.合作关系：公司的财务部门从费用节约和成本控制的角度出发，对各项费用的报销审核管理比较严格的；作为公司的业务经营管理部门，因为业务拓展、公司品牌价值体现、宣称需要以及产品推广等因素产生的费用，需要业务部门和财务部门加强制度联系和共享合作，业务部门要做好必要的工作记录、业绩考核和工作总结，作为费用使用情况分析和依据；财务部门也要从业务发展和经济效益角度出发，费用支出不全部是越省越好。要多从报销费用的合理性、事实存在性和业务发展需要性方面综合考虑费用报销的指标额度问题。
2.制衡关系：对于一些异地机构，财务管理监控工作比较难。对于负责异地财务管理工作的人员，直接管辖权属归公司财务部门。负责对异地机构的业务开展情况和收支异常情况进行跟踪分析报告，发现问题及时反馈。有条件的情况下，公司可以建立内部审计控制制度，对内部控制工作进行再控制，全面审核检查各项内部控制制度的执行情况，防范财务风险。

公司的管理制度，没有最好、最合理和最完善。制度都是为公司经营服务的，需要根据公司不同发展阶段和经营目标不断调整规范的。 像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！案例分析：
1.机械制造业，外企
2.员工不多，100来号人
3.费用控制上面的困扰
 个人见解
     说实话，我所从事的行业为轻工业，和重工是相反的概念，所以，在轻工的基础上，结合重工的认知进行案例解析的；
1.概念引导
      对于机械制造业，据我所知，是指的从事各种动力机械、 起重运输机械、 农业机械、 冶金矿山机械、化工机械、纺织机械、机床、工具、仪器、仪表及其他机械设备等生产的工业部门；所以这个机械的价格一般都是昂贵的东东，对于公司为什么每个月会出现6000+2000的报销，我们就不会觉得奇怪，因为，每次的投入，会带来产出--业绩的增加；
2.现状分析
     对于我们企业来说，节约、勤劳必然是一种国人的共同认识，那么对于机械制造设备，我们相信，他是万能的，精雕细着的，谁便搞飞机大炮的，小儿科，那么加上在这个国度里面，产生了生产辅助的用具、刀具等产生了一大批的辅助性人员，一个问题、故障的后期服务需要一个团队过去，造成的成本问题，将大大提升，所以：如何在现阶段简化公司（人员、业务），剥离出核心业务，将成为内控成本的重要前提；
3.通过财务源头找到根源：业务的熟练度
   不知道大家看过机械企业的产品资料、企业网站没有，你看不懂，不是怀疑你的智商，而是我们都是机械盲，所以我们在进行财务报账的同时，是否考虑过，这个人，属于公司需要的人，因为一般业务人员，需要的解释一个产品的时间将可能是专业人员的3倍，5倍，甚至10倍。我举一个例子，
案例：
    我在看一场面试的节目，里面的角色是工科女博士求职，专业测评题目是：微信会造成信令风暴吗？信令风暴的原因是什么？现在有什么优化方法？面试的工科女博士是这么回答：我打一个比方：说他找主持人签名，那么他会说：好喜欢主持人噢，节目特别爱看主持人的节目，说完好话之后要求主持人签一个名，那么签名是最后拿到的东西，签名前面说的话就是为了主持人准许说：我给你签名。那么前面那段话就是“信令”，信令风暴的意思就是说，突然好多人一起跑过来找主持人签名，这样的话，主持人顾不过来了都，其实最后每个人都拿不到签名，这就叫信令风暴，就是一种网络的拥塞，解决的办法就是：优化流程，将微信端口设置快捷键，一点就会有签名，或者找一个队长，收集所有需要签名的书，之后由队长去签名，意味着对不同APP心令生成一个统计，一起发送给主持人签名；第三种就是扩大容量（提升主持人的签名速度）；
     我想表达的是：对于这些个平时需要比别人耗时更多的员工，我们是否像案例中的工科女博士一样，能够将专业的、陌生的东西，用最简单的方法，诠释出来；
4.报销流程梳理与预算的控制   
      我看过一个公司的报销与考核标准：里面是这么写的：当月的考核与报销是分开又一起的：意思就是说：假设我们去搞校园招聘，目标100个，那么对于绩效考核假设权重为100分的时候，对于完成率的多少，绩效奖金拿多少，这个大家都觉得挺正常的；而报销呢，一般就是按照报销标准报咯；
     对于我看到的情况是这样的：对于完成率多少，绩效考核依旧是多少，对于报销呢？按照完成率进行报销，很简单，业务完成70%那么按照公司的报销标准的70%，完成85%，那么报销100%，完成率低于60%，自费。从60%到85%按照完成率计算的。
    一开始看到这个报销流程，报销标准的时候，我在“骂娘了”，这个挨千刀，XXXXX
大家都懂的，但是实际上是什么样一个情况呢？这个要求对于外出计划能力的严格性高了很多，公司出发点是：以计划的严谨，计划的考虑充分，计划的沟通充分情况下进行，试想：你没有把握能招聘，没有沟通清楚，没有熟悉流程，没有准备充分，你敢“冒风险”？
    所以，我们在财务预算的时候，就必须经过精打细算，而不是等事件发生后，才发现，额度高了好多，好多；
5.奖要奖的心花怒放，罚要罚的胆颤心惊
    这点大家都懂的，通过减少的投入，节约的成本，给予现金的奖励，对于发现贪污、占小便宜的，及时找出证据，给予惩戒；
6.加强财务人员的培训
    对于，财务人员，最多的是什么？坐办公室，哈哈，两眼一闭，不问窗外事，原来罗明吧，他不是抹黑财务MM的形象，他是想表达一个观点：对于职能部门，对于业务部门的熟悉度不够，那么业务部门产生的一些行为，他们会认为不合理，可是明明是合理的一些行为，说白了，就是我们的培训没有到位，作为监督与服务部门，应该具备对于业务部门的基本了解、基本熟悉，所以一旦产生这样的内耗，第一时间解决了眼前的问题，还应该加强财务人员的业务知识培训，加强财务人员与业务人员的沟通，创造良好的沟通氛围环境；
 报销制度既涉及公司福利，有的还与工资制度相关，为较好设置较为合理的报销制度，先从分析本案例的具体情况说起吧。
1、案例情况。
（1）公司情况。北京一家100人左右的机械制造外企，大部分同事在异地。
（2）报销制度。原来只需提供发票，经理签字就报销，后来需提供里程数及往返明细，才能报销。
（3）报销问题。有几位员工每月汽油票报销6千左右，还有2千左右是打车票；有人报开车到机场40公里，将车停机场2天每天停车费100元左右，类似情况特别多；虽然总是那几个人，但却带了非常坏的头。
2、处理建议。
         针对本案例具体情况，并结合公司报销制度的规范化管理，特提出以下综合处理建议。
（1）制度规范。不管公司大小，也不管内资外资，报销影响着员工的福利、公平性甚至工作积极性，一定要制订适合本单位实际需要的报销管理办法。一般包括两大内容，一是福利性报销，主要包括出差食宿车船机票各种补贴等、外派培训费用、上下班交通费、公关费用等；二是工资性报销，不少单位为规避员工个人所得税，采取可以用一些车票、餐票等报销的做法，虽然有违道德和法律规定，但这确实是事实。
        福利性报销应当明确制度详细的报销规定和额度，哪些项目可以报销哪些是不能报销，都必须制订清楚，而一般不宜采用由领导或HR部门临时决定给某人如何报销，将影响公平性；工资性报销一般不会制订成制度，而是采取约定俗成的做法。
        不管哪类报销制度，都应当不断倾听员工的意见，并定期进行修改和完善，以适应社会经济发展、CPI变化和公司实际需要。
（2）本案问题。本案例涉及上下班交通费报销问题，案例中这家公司的报销制度存在明显漏洞，比如“汽油票六千打车票2千”，还不如在附近租房给员工住，虽然“提供里程数才报销”，但“停车费”这样的奇葩费用都能够报销，说明实在是又该修改报销制度了。
（3）处理建议。对于之前没有规定清楚的这类似费用只能硬着头皮给予报销了，但必须立即讨论对报销制度进行修改，比如：只报公交车票、不报打车票，油票费用按“汽油单价*路线实际里程”计算，超过实际里程的不予计算，不足实际里程的按实际发生计算。或者“按照不同员工职位、所处位置远近等给予每月固定额度”的报销，多余归己、不足不补，这样既可以控制这类似报销的总费用，又可以体现公平性，把上下班问题的处理交给员工自己来解决（比如：可以住公司宿舍，也可以就近自行租住或合租或投靠亲属等）。
（4）特别意见。始终这几位员工报销额度比较大而且出现奇怪的报销项目，一是可以找他们沟通，根据公司规定这些费用是不能报销的；二是向公司领导说明情况，如果这几位员工比较重要，建议公司领导给予特别补贴解决，但费用最好每月固定额度；三是如果临时出现某些实在无法预测的报销项目，HR部门提出自己的处理建议，最终让领导批准，这个批准意见反过去则可以体现在报销制度里以指导今后工作。     
3、制度示例。
     根据本案中关于上下班车费报销问题，可以专门制订一个制度，示例如下：
（1）目的。为规范公司员工上下班车费报销管理，切实为员工提供必要的福利，实现报销公平、合理。
（2）范围。凡未住宿在公司宿舍的员工均适用。
（3）定义。车费：是指员工因上下班从住宿处往返公司之间不得不发生的交通费，包括公交车费、油费等。
（4）职责。所有员工：须按照指定线路乘坐或自驾车，特殊情况需请示相关领导同意方可临时改变线路；相关领导：按照权限审批相关车费报销及员工相关请示；HR部门：严格按照报销流程和单据审核报销事项；财务部门：根据报销制度执行报销。
（5）内容。
A、公司按照员工住宿所在地到公司上下班之间的不同里程来计算，一般以乘坐公共交通工具来核定。
B、车费报销实行公平原则，员工不以职位高低而不同，只与距离远近有别。
C、车费报销需提供乘坐时使用的车票，自驾车的无需提供车票或油票，自驾车按公司核定的固定额度给予报销，打的士或停车的费用等（凡超出本制度规定范围的）均不予报销，除非经总经理书面同意的可给予报销。
D、每月5日前报销上月发生的车费，过时不予报销也不予补报，责任由员工自己承担。
E、员工因特别情况无法及时报销的，可委托同事或家人前来报销，实在无法委托报销的，可书面申请并经行政副总审批后，可于下月一同报销，但不能再延迟到下下月报销。
F、员工提供不了相应车票的不予报销，员工提供假车票（连号、不同线路等）的给予假车票10倍金额的处罚，从当月工资中扣除。实际不发生车票的可用相应额度的油票或自寻车票代替。
G、报销工作人员徇私舞弊的，给予相应金额的10倍处罚，从当月或逐月工资中扣除，如果达到公司员工奖惩管理办法中的金额，按照该办法处理。
H、员工在报销事项中有不同意见的，可以向工作人员提出，对回复或处理不服或无法达成一致意见的，可以向人资经理提出，对人资经理的处理不复的，可向行政副总提出，行政副总的处理意见是最终意见，员工应当服从，否则，视为违纪行为。
I、车费报销流程与其他费用报销流程相同，可依照执行。
J、车费报销额度表。

（6）其他。
A、本制度经工会或职工代表大会讨论、公司领导批准后执行。
B、本制度每年底进行修改完善。
C、本制度未尽事宜，书面报告后经相关领导批准后实施。
D、本制度从公告之日起执行。
（7）表单。
  《员工费用报销单》
（8）引用。
A、《奖惩管理办法》
B、《报销管理办法》
一、           案例回顾
1、机械制造企业，外地工作人员多，应该较为分散；
2、员工报销金额大，流程有一定漏洞；
3、经过修改的流程依旧存在问题，一是要不制度有问题，要不执行力度不够；
4、需要给出一个好的解决方案
二、案例简析
（一）车辆所属权界定
案例中的油票所承担的车辆是私车公用还是公车公用？两种情形适用的处理方法也是有差别的。但是依照常理判断，应该是私车公用。
（二）参考意见
1、地区标准制
根据公司异地实际情况，建立费用报销制度，纳入员工福利范围；按照工作地的经济水平和市场行情来设定区域报销标准，并不是按员工的需求来定，这种一刀切的做法，能解决一部分的问题；超出报销标准的金额员工自理。
2、级别标准制
根据公司内部的员工职级，职位，设立报销标准，如总监的月报销上限是多少，经理的，主管的，专员的助理的各是多少；不同职级标准不一样，同一职级标准统一，如果岗位特殊，如外联或者销售之类的，可根据实际情况考虑业务量，给予特殊津贴；当然超过上限的依旧自理。
3、取消报销标准
或者直接取消报销标准，每月根据级别，或是岗位标准，统一发放固定的油费补贴，用少自己赚，用超自己贴。其余公司不管。
4、报销费用纳入部门总费用中
加强绩效考核，设定部门总的报销标准，将费用纳入部门总费用控制中去，超出标准的，降低部门的绩效奖金比例，让部门主管与部门全体员工来监督个别员工，让主管和员工互相监督。
5、总费用承包制
可以针对特别岗位，如销售，售服，项目开发，招商等职位，根据员工考核周期创造的效益设定提成比例的点数，员工所有的费用都算在这个点里，省下来的是自己的，超出的折算到下月中去。（这个操作很有难度，设计的方案好了，是双赢的，不好了会适得其反）
6、特殊情况也许考虑
    任何单位都应有特例。特殊的几个人，可以调查他们的业绩，如果确实非常优秀，在某个具体业务的办理期间，公司可以特事特办，在某个办事处配车，或是将总部的车借调过去，专车专用，费用由总部出。如果距离过远，可考虑让员工乘坐公共交通，公司给予一定的特殊业务补助费，避免员工个人外出用车或是停车什么的。
7、制度明确报销范围
    车辆补贴包括加油费、停车费；行车中的违章自己承担；对于没有车补的员工实行交通费补贴，根据岗位职级给出定额的报销额度。
8、细化报销制度
对于报销制度存在的问题要及时发现，及时更正，及时修订，及时培训，及时反馈。
 
    不得不说，报销制度做的精确是一回事，实际运行好不好是另一回事，执行力是一个很大的问题，对于异地员工的监管却是存在各种问题。我们要通过制度约束、培训教导、薪酬刺激、文化渗透、情感关怀等手段去综合把控，单单一份制度，一个解决问题的思路是不够的。案例解读：
1、北京的一家机械制造业外企公司
2、大部分员工是异地，公司报销油费及路费
3、有几名员工报销比较夸张，不符合常理
4、更改过报销制度，但是还是很多人故意浪费
目的：制定合理的报销制度
案例解析：
     看到案例中的报销内容，其实就是私车公用的油费及公共交通的路程费用。案例中员工这么虽然浪费就是因为制度不够严密，员工有空子可以钻，才出现这么浪费的情况，甚至是虚报的情况。
     为防止这种情况，应制定严格缜密的报销制度，具体怎么制定，给出以下建议：
一、公车私用需审批
   很多人不愿意乘坐公共交通，觉得自己有车开车比较方便，公司也可以报销，于是都自己开车，随意报销油费。
    如果想限制这种浪费，必须先审批公车私用的资格。
    员工应该提交以下东西，作为审批资料：
1、驾驶证原件及复印件
2、行车证原件及复印件
3、车辆型号
4、百公里油耗
5、私车季审、年审、保险、交纳各类税费、办理证件的复印件及原件。
      直接上级签字确认后报总经理审批，人资及财务复印存档。
二、合理的报销制度
     不管是公车私用还是乘坐公共交通的报销，都应该遵循以下原则：
1、根据工作计划及总结报销
     员工报销费用的时候必须提供领导签字的工作计划及工作总结表，确定员工的外出时间及用车时间。如无工作计划或总结，或者无领导签字，一律不予报销。
2、报销额度
     公车私用分两种：本地和异地。
    本地就使用定额报销制度，只要获得私车公用资格，就可以享受定额报销，不再单独报销其它费用。
    异地的私车公用就实报实销，根据行驶的里程数、往返明细报销，不符合正常行车路线的，只按照正常路线的里程数报销。
    另外设立合理的报销上限，超过额度没有特殊原因一律不报销。
     如果有特殊原因，经部门经理审批后，报总经理审批，方可报销。
3、报销内容
     异地私车公用报销内容：停车费、路桥费、燃油费。
异地公共交通费用：飞机票、火车票、汽车票、公交票、出租车费用。
4、报销原则
1）报销的发票必须的当天工作中实际的发票，不可替代
2）实报实销，超过规定时间不报销。如因公司工作安排无法正常报销者，可提前邮件联系财务部及部门经理，把报销的凭证拍照发过来，后期补办手续。
3）燃油费报销必须提供当月发票，非当月发票作废处理。
4）乘坐公共交通遵循：非紧急情况及无公交车的情况，一律乘坐公交车；火车以硬座为主，夜晚乘车达6个小时及以上，连续乘车达12个小时以后，可以乘坐卧铺。非紧急情况，不允许乘坐高铁。
5）虚开发票，虚报金额，一经发现十倍罚款，虚报金额超过XX元，予以解除劳动合同。
三、其它补充
1、行车记录仪
    现在科学发达，想看一个人到底去了什么地方，车经过什么地方，很简单，安装行车记录仪。
    行车记录仪即记录车辆行驶途中的影像及声音等相关资讯的仪器。安装行车记录仪后，能够记录汽车行驶全过程的视频图像和声音，可为交通事故提供证据。喜欢自驾游的人，还可以用它来记录征服艰难险阻的过程。开车时边走边录像，同时把时间、速度、所在位置都记录在录像里，相当“黑匣子”。——来源于百度百科。
2、最节约奖
    公司年度评选优秀员工的时候，可以设立最节约奖，根据员工今年因乘坐公共交通，为企业节省的资金，选择最节约的那个人，颁发最节约奖，并提供高额奖金，以及优先加薪升职权，同时还可以获得一些小的优惠，例如一年可以迟到多少次不扣绩效，带薪休假等等。
    任何制度都在于良好的执行，以及一定的弹性。