主题描述

我们公司有20多人，为了规范管理，两个月前公司安装了新的指纹打卡机，这台打卡机属于考勤和门禁一体的，进门要打卡才行，同时也会形成考勤记录。公司规定员工每天早上上班必须打卡，晚上加班前后也必须打卡。
但目前出现了这种状况，有些人一天多次打卡，有些人一天都没打卡或者晚打卡。现在我的工作量不减反增，每个月还要从那些不定时的打卡时间里来分辨哪些是正常的出勤时间，哪些是真正的加班时间。总之现在的考勤如一团乱麻，整理起来非常费劲。
请教大家，怎样才能提高处理考勤的的工作效率？有哪些窍门？在阅读下面之前，我想大家心里要有个概念：这个公司多次打卡的现象能管控住么？答案是不能的，因为和门禁是一体的，员工进出门就会产生考勤数据，所以多次打卡的现象是不能管控的。这个公司未打卡的现象能管控住么？答案是可能的，并不是一定的，有一些客观情况决定了未打卡现象不能完全管控。

在我工作经历中的一家公司，我入职第一个月，有1.5个人负责考勤工资核算的工作，300多人的工资用了37天才发放，里面还是错误百出。当我对她们的一些工作方式方法改变以后，1个人1天即可完成所有的核算，说出来好多人不相信，因为生产型企业的考勤和工资太复杂了，在熟知的人眼里这是不可能完成的任务，但确实是发生了。
在三茅自选课程中，有一门课是《考勤数据整理训练》，估计好多人没注意过，注意过的人中很多人又说很难，但处理思路又有几个人去仔细体会过，只关注到了函数难学不会，殊不知掌握理念的时间比掌握函数的时间要多N倍。
有好多人想到考勤数据处理要用到EXCEL，于是找了很多的操作方法甚至是模板，最终还是有诸多错误，殊不知考勤具有公司的特殊性，一般没有通用模板的可能。
考勤为什么处理困难？因为没有很好的思路和方法。为什么没有很好的思路和方法？因为根本没有仔细去考虑和研究。
要提高处理考勤的效率，多管齐下方为王道，具体看下面分解：
首先是制度有没有
制度要规定什么？规定迟到早退有什么处理措施，规定未打卡有什么处理措施，还要规定加班必须实行审批制。
具体如何规定结合本公司情况来制定，只要不违反法律法规即可。其中要注意，未打卡处理措施要比迟到早退严厉，因为未打卡根本不知道这个人是什么时间到的，或者说他到没到公司。加班审批制要和考勤机数据相对比，当然如果公司特别壕，员工加班多长时间也认那么这一条可以略去。
制度还可以规定什么？可以给员工正激励，例如全勤奖，公司单独拿出一部分费用来作为当月出满勤且无考勤异常的人员的奖励，这样在一定程度上也会减少考勤异常情况。还可以规定忘记打卡的、手指脱皮的、考勤机故障的、外出办事不来公司的等这些情况可以向人力资源部报备。

其次是考勤机设置有没有
考勤机可以设置上下班时间、可以设置多长时间重复打卡无效、也可以将多次打卡的数据处理成标准的打卡次数……
仔细研究一下公司的考勤机，将这些设置全部设置好，那么导出来的数据就是标准的打卡时间和统计出来的迟到、早退、未打卡等情况。如果缺少一些功能，而且如果公司允许，再购置一台有这些功能的打卡机。
考勤机虽然能实现标准的输出，但毕竟程序是死的，有好多特殊情况也不是考勤机能处理的，所以如果公司有特殊情况，无论公司购置不购置新考勤机，都需要继续看下面操作。

第三EXCEL处理考勤机数据会不会
制度规定再严格，考核再严厉，领导再强调，全勤奖奖励的再高，也会有特殊情况。如员工不小心或无意识多次打卡了，这个如何处理；考勤机和门禁绑定，员工多次出去办事进出需要打卡，这样会产生多次考勤数据，这个如何处理；员工忘记打卡了、手指脱皮没打上卡、考勤机故障未打是卡……，这些情况哪怕向人力资源部报备了，同样会存在处理考勤机数据的问题，这个如何处理？所以制度是保障，考勤机是辅助，EXCEL处理考勤数据才是王道。正所谓，多管齐下，EXCEL为主。
多次打卡如何处理？
产生多次打卡可能的原因有：一天中外出办事，进出需要打卡；员工一不小心多按了几次；员工忘记自己打过卡了，再次打卡……这些都有可能产生多次打卡。这些靠制度能约束的了么？答案肯定是不能的。所以我们需要考勤自己该如何处理这些数据。
如下图，假定8:30上班，17:00下班。

这种考勤数据处理的原则是：上班多次打卡取其小，下班多次打卡取其大。即取每天打卡最早时间和最晚时间。但这个里面也是有一些问题的，例如某员工中午12:00到了公司，在12：30以前打了4次卡，那么用取小和取大的方式显示是不行了。我们可以以某个时间点为界，超过了这个界线再打卡那么就得有强有力的说明了。如以上午9:30和下午16:00作为两个界线，早于或晚于两个时间点打卡的，我们认定为正常打卡或迟到早退，如果在这两个时间点之间的，该如何处理，这应该是制度来规定的，EXCEL是解决不了的。
我们在J2和K2两个单元格分别输入公式，并下拉。
J2 =IF(MIN(E2:I2)<9.5/24,MIN(E2:I2),"")
K2 =IF(MAX(E2:I2)>16/24,MAX(E2:I2),"")
处理一下格式问题，J列和K列是不是显示标准的打卡时间了？

加班时间如何处理
这个在案例中只是说明了加班前后要打卡，一般情况可以理解为下班后就加班，而不是下班很长时间了再回来加班。如果是前一种，那么应该是下班后打卡，加班后再打卡。如果是后一种，应该是下班后打卡，加班前打卡，加班后再打卡。如果两种情况都有，那么会更复杂，这就是之前为什么说实际加班审批制，不这样操作的话，仅依靠考勤机数据是无法准确识别加班时间到底有多长？如果员工17点下班，18点回来加班，19点加班结束，回来加班的时候忘记打卡了怎么办？不承认加班还是计算17点-19点这个时间段的加班？
如果实行打卡机时间计算加班时间，那么可以用最晚打卡时间和下班时间的正值差作为加班时间即可。如在L2单元格中输入公式并下拉。
L2=ROUND(IF(OR(K2="",K2<17/24),0,(K2-"17:00:00")*24),1)

如何实行加班审批制，那么我们可以计算打卡机加班时长和实际审批的加班时长作对比，这个完全可以用加班时长对比，没必要去核对具体打卡时间了，因为能出现的特殊情况已不是仅依靠打卡机数据和加班审批单所能约束的了，具体原因不再解释，自己去考虑一下。
我们可以单独建一个工作表，统计具体审批的加班时长，两者作对比，出现异常情况的再去核对。
建立的工作表格式如下：

我们在原表中和打卡机的加班时间做一对比，将统计的加班时间导入原考勤表中，如下图：

在N2单元格中输入公式并下拉。
N2 =IF(M2,IF(AND(M2>0,M2<=L2),"加班正常","加班情况异常"),"")

这样，出现异常的情况会被标注出来，然后我们可以重点去核对加班情况异常的情况，找出具体的原因。从少数异常数据中找出具体原因总比从多数数据中慢慢核对要快的多。
当然加班时间的核对，还可以用最大时间法来核对，具体思路和操作方法和前述差不多，不再说明，有兴趣的可以试一试。
 
其它情况不再详细描述，因为自选课程中已经给出了思路和答案，有兴趣的可以去研究一下，具体链接：http://www.hrloo.com/dk/cshow/100028
 
考勤的问题很多人都咨询过我，在此说明几种情况希望大家能考虑一下：
一、不要将核对考勤机数据的工作分解到各部门或各位员工，处理考勤数据的人员将工作下放，这完全是不负责任的做法，而且从工作时间上来看，花费了大量的时间才完成这项工作，得不偿失。
二、公司务必有考勤的规章制度且能落地实行，让员工知晓考勤的规定到底怎样的，不要口头通知、非正式说明或者拿领导的命令当规章制度。
三、网上找不到完全适用公司的考勤模板，可以借鉴但不能套用，因为考勤多样性和特殊性决定了不会出现能统一应用的模板。
四、考勤处理人员要有责任心，因为除了发给员工本人核对考勤之外，没有其它情况能去核对你处理的考勤数据是否正确，而且没人去核对你是否修改过考勤机数据，所以这个岗位人员必须得有责任心。
五、不要感觉考勤数据处理麻烦就想着限定员工做或不做什么，或者让他们分担什么工作，我们要做的是从服务的角度出发去促进其它部门和人员工作的提升，而不是掌握了一定的权力就去规定规定再规定。有些HR就喜欢从自身出发，感觉不合自己意或者想当然的以为，就出台这个规定那个规定，公司、老板或者职责赋予你的权利不是这样用的，千万千万要注意。
六、考勤数据处理真的是一个工作量不大的工作，1000多人的公司员工的考勤，我手下的专员用EXCEL在轻松的状态下不到1天就能处理完，你还有什么理由说这项工作是难题？
七、考勤问题处理和考勤数据处理是两个问题，不要混为一谈，考勤问题处理的好并不一定考勤数据就能处理好，这个一定要有清醒的认识。
八、一项工作的改进和提升并不是靠某个方面即可，它是需要从各方面促进工作提升的。拿考勤处理来说，制度可以处理一些，考勤机可以处理一些，剩下的还得交给EXCEL来处理。
九、不要迷信系统或程序，它们毕竟是死的，出现的问题是多样的，从来没见过一个系统或程序能把所有问题都处理好，哪怕针对性进行设计的，过段时间还得去更新纠正。
十、不要想着每天、每周或定期去处理这些考勤，将工作分解到下去，减少统一处理考勤的时间。因为处理考勤时间总量没有减少，这不是提高效率，有可能会比统一处理的时间还要长。磨刀不误砍柴功，工欲善其事、必先利其器，楼主想提高处理考勤的效率，以下五点可以注意：
    考勤管理规定
    虽然只有20多人，如果没有规矩也是不容易管理的，就拿考勤来说，如果没有明确的制度，领导今天说考勤这样管，明天说那样管，这些员工这样上班，那些员工那样上班，某些员工可以打卡也可以不打卡，一些员工没打卡只要领导一句话就可以说是已打卡，总之，乱象丛生，不一罗列，所以，即使人员不多，也一定要有考勤管理办法。
    这个办法的主要内容有：各岗位上下班时间、打卡有效时间段（比如：上班时间前半小时内、下班时间后半小时内方为有效）、全天打卡次数要求、出差或外出办事补卡期限、迟到早退处罚细则、各种请假的考勤计算等，总之，一旦制订，人人均适用，不得有例外，否则，这个制度也难以实施。
    考勤机使用
    楼主要充分熟悉指纹考勤机的使用，特别是指纹的录入（最好每个员工录三个不经常用的手指，比如无名指、小指等）、姓名及录入编号的一一对应、有效打卡时间段的录入（这一点最关键，可以避免重复或多次打卡带来的人工确认，还可以自动识别迟到早退现象，迟到早退会显示为红色），另外，考勤机可以与电脑外接，以便随时检查每个员工的考勤情况，如果考勤机旁边有摄像头，那将更方便监控。
    另外，要简单培训所有员工如何爱惜和使用考勤机、如保打卡等，正常情况是：录入指头不轻不重放到采录处正中，不要急着离开，大约一秒钟后，考勤机会有“谢谢”的提示音，表明已经打好卡，如果再打卡，会提示“已打卡”，说明已打卡，不用再打了，当然，不同牌子的考勤机，提示音可能有区别。
    例外情况处理
    不管是20多人，还是200多20000多人的企业，都会有员工打卡，不管怎么详细规定，都一定有例外情况、例外员工的特殊情形要处理，对楼主而言，只坚持一条：以规定为主，若有特殊，见领导批条。
    不管是老板的舅子老婊，还是领导的法外开恩，在考勤这里，楼主没有任何特殊处理权限，只能按照考勤机上实打实的考勤记录来汇总每月的考勤，没有领导的批条，任何开后门、死赖皮都不要开绿灯。
    所以，对楼主坚持原则、严格考勤也要有一条红线规定，比如：我们在员工奖惩管理办法中就明确了“私自更改考勤原始记录的一律按严重违反公司规定处理”。
    另外，随着季节的变化或者员工个体差异，也会有少数员工无法打上卡的情况，这时就需要用手工考勤或员工每天输入设置好的考勤机密码进行考勤。
    每日整理完毕
    奉劝楼主，员工上班下班都在不断的进行着考勤，出现这样那样的情况是难以避免的，所以，楼主应当在今天整理完毕昨天的员工考勤意外情况，包括各种没有考勤记录的请假出差等，而不要等到月底时再来集中清理，那时的工作量就显得尤其大。
    每天清理的好处还可以即时发现员工意外打卡的情况，给予及时提醒或向员工部门负责人反映情况。
    实际出勤记录
    在进行指纹考勤的同时，一定要要求各个部门负责人要用纸质的进行考勤，这是从另一个侧面来检验指纹考勤的作假的可能，如果不这样，有的员工就可能打了上班卡，中途溜号离岗，然后快下班的时候再来打下班卡，或者员工与某些管理人员串通作假。
    所以，一方面要求各部门在月底需要报送员工实际出勤的手工记录表，既与原先排班表进行比对，也与指纹考勤机比对，还与调班换休请假等情况比对。另一方面，楼主所在的人资部，要不定时的到各部门抽查打卡、出勤情况，防止“吃空享”的可能。
    另外，所有的考勤记录，按照法规规定，应当至少保存二年以上，所以，每月要将考勤情况汇总打包保存，并标识清楚，随时备查。

    考勤管理，看起来简单，其实涉及的情况比较多也比较杂，要做到滴水不漏，也是不容易的，由于考勤直接涉及员工的收入，所以，更应当引起各级管理人员高度重视，不要出现钻空子、开后门的情况。1.20多人的考勤处理出现统计混乱；
2.需要快速处理考勤数据；
考虑以下两个方面：考勤机方面和数据处理方面
    1.应地适宜的选择性价比高的考勤机：市面上见得到的很多考勤机，像中控IFACE702、 汉王C330E 、科密331A-U、办公逸微信考勤机、飞瑞斯精英F1等等，而考勤机使用其实都是大同小异的，作为HR人员能够快速学习并运用，这里主要讲考勤机的目的就是区分类型，像第一种考勤机，主要参数面部识别容量：400张脸，指纹容量：2000枚，记录容量：100000条；第三种指纹容量：1000-2000枚，管理记录容量：1000条，记录容量：30000-50000条，价格当然第一种比第三种高，所以从性价比上来看，选择功能少的考勤机，有助于20人左右的考勤快速核算；
 
  2.巧设置考勤管理：一般都是使用向导设置考勤

 
1.普通班次设置设置好上班时间和工作日就基本OK了


2.多班倒班设置如果使用多班倒班则必须排班

注：1.结合考勤制度进行设置，对于不同人员是否有不同的考勤规定，考勤规则可设定多个,相同的班次，不同的规则反应的考勤报表也不相同。
3.考勤规则设定：
1、“迟到时间在（）分钟内忽略”等于或小于此填入的时间值时将不计迟到（单位为分钟）
2、“早退时间在（）分钟内忽略”等于或小于此填入的时间值时将不计早退（单位为分钟）
3、“重复刷卡间隔（）分钟”一般两次打卡的最小时间间隔值，一般设为30分钟以下
4、“迟到、早退超过（）分钟扣工时”迟到、早退时间大于此填入的时间值时将从员工本班次中的总工时中扣减（单位为分钟）
5、“迟到超过（）不计出勤”迟到时间大于此填入的时间值时将计员工为旷工（单位为分钟）
6、“早退超过（）不计出勤”早退时间大于此填入的时间值时将计员工为旷工（单位为分钟）
7、“提前上班（）分钟算加班”如果从规定上班时间起到提前打卡时间之内的累计时间超过此值时那么此累计时间计为员工的加班时间
8、“推迟下班（）分钟算加班”如果从规定下班时间起到推迟打卡时间之内的累计时间超过此值时那么此累计时间计为员工的加班时间
4.时间设定说明
1、勾选每周需上班的日子，如果指定某天为休息日时则无需打勾（以星期单位为准）
2、启动无规则休息（）天/月，以月为单位限制如果此处填入的时间等于员工的无出勤时间那会本考勤系统会自动计此员工休息（单位为天）如果员工的无出勤时间大于此时间那么本考勤系统会自动从此员工的旷工时间内扣减休息时间
(注意：如启动无规则休息，则星期休息制无效。如有排班则以上均无效。)
3、加班规则设定说明：如果要在规定的加班的上下班时间中计算员工的迟到、早退则在此选项处打勾，否则无需打勾
4.夜班计算方法设定说明：
小夜班：如果员工的当天最晚下班时间大于此时间并小于所设定的
    大夜班的时间则计此员工的小夜班次数（单位为次）
    大夜班：如果员工的当天最晚下班时间超过此处设定的时间并小于第二天的首次上班时间则计此员工的大夜班次数（单位为次）
 
数据处理方面
1.个人日报表及月报表的统计：首先根据月报表的考勤分析中找到异常的天数考勤，然后进入日考勤出查看是否请假、迟到、早退的情况，结合相关单据进行数据处理；
建议如下：导出月报数据，然后根据打卡记录进行比对，进行处理完后汇总成月度考勤报表

2.单据处理：依据审批的请假、外出等单据结合考勤记录进行修订

 3.像数据处理技巧方面：类型统计求和，查找及函数设定方面，这里就不一一列举了。20多个人的考勤，工作量应该不大，连20多人的考勤都管不好，那要是100多号人甚至上千号人，不可想象啊。20多人的考勤乱成一团，是因为你没有把考勤制度落实、考勤培训、考勤跟踪等各项工作做好，员工的不配合让你的工作量不降反增，难怪会管不好，根源就出在管考勤的人身上。
    一、管考勤选择一套好的考勤系统很重要。
    现在很多企业的管考勤，用指纹打卡机比较多，纸质打卡机往往会出现代打卡的现象，指纹打卡机正好可以杜绝这一现象。市面上或网络上有很多考勤系统，在京东商城上搜“考勤机”，出来很多种考勤机，性能和价格不一，有中控、汉王、得力等不同品牌的考勤机，HR在选择考勤机的时候，最好货比三家，不仅要看价格，还要看售后、性能如何。好的考勤系统，既能满足公司的实际需要，同时性能比较稳定，能提高考勤管理的工作效率，最好能自动生成电子表格，这样的考勤系统才是最适合的。
    二、对员工进行考勤培训。
    考勤制度出来后，或是新的考勤方式即将执行后，HR需对员工进行集中培训，培训的目的是为了让员工了解公司的考勤制度和相关的处罚奖励措施，以及如何打卡签到。针对有些人一天多次打卡，有些人一天没打卡或晚打卡的现象，HR就需要对他们进行集中培训，并在考勤制度针对这一现象作出明确的规定，打卡时间有规定时间段，超过打卡规定时间段打卡视为无效打卡……
    三、加强日常考勤的跟踪工作。
    HR每天上班的第一件事，就是看今天的打卡情况，如果有人打卡异常了，可以调出数据，然后跟相关人员进行必要沟通，让其明天打卡时注意按照公司规定进行打卡签到。为了减少月底的工作量，造成月底工作堆积，可以对员工每天的打卡数据进行整理和记录，到月底汇总的时候方便进行汇总。如果某个员工多次出现迟到早退的现象，HR也可以及时进行跟踪，与其进行谈心，问明迟到早退的原因，通过真诚沟通解决问题，确保沟通无障碍。